ChatGPTによって効率化できる業務と活用の注意点を解説

ChatGPTは、自然言語処理によって人間同士のやりとりに近い指示で、回答を生成できる文章生成AIです。メール対応や資料の要約、問い合わせ対応など、ChatGPTは多様な業務を効率的にサポートできるため、業務効率化の方法の一つとして注目されています。

当記事では、ビジネスマンがChatGPTの活用によって効率化できる業務や使用する際の注意点を解説します。

ChatGPTによって効率化できる業務

ChatGPTは、利用者の質問や依頼に対して、膨大な学習データに基づいた回答を生成できるため、様々な業務の効率化に活用することができます。

【ChatGPTによって効率化出来る業務】

• 記事作成
• 文章の校正業務
• メールの作成
• Excel関数の提案
• 資料の要約
• 企画書のたたき台を作成
• 問い合わせに対する回答の生成
• デザイン作成

ChatGPTの回答内容をそのまま業務に利用できるケースは多くありませんが、原案となる内容を短時間で作成できるため作業時間の短縮に繋がります。自社のChatGPT利用ルールに従って業務効率化に活用してみましょう。

記事作成

ChatGPTによる記事作成は、記事のキーワードやターゲットなどの条件を指定して指示することで行えます。

記事の文章を作成するだけではなく、記事作成前のアイデア出しやターゲットの設定にも活用できるため、記事作成に関わる業務を効率化できます。

ただし、ChatGPTによって品質の良い記事を作成するには、何度か指示を変更しながらやりとりを繰り返す必要があります。

たとえば、ChatGPTを活用してキーワードからタイトル案を生成し、選択したタイトルをもとに目次案の生成を指示するといった手順で記事作成を進めます。

ChatGPTを活用した記事作成の流れは、「ChatGPTを活用した記事作成の流れと注意点を解説」を参考にしてみてください。

メールの作成

ChatGPTに作成するメールの「目的」や「条件」を指示することで、メール内容を作成できます。また、ChatGPTに指示する内容を変更することで、さまざまな状況や相手に合わせた内容を生成できるため、メール対応の業務効率化に繋がるでしょう。

「ChatGPTをメール作成に活用できる範囲とは？プロンプトを作るコツも解説」では、ChatGPTを活用したメール作成のプロンプト例も紹介しているので、メール対応の業務を効率化したい方は確認してみてください。

文章の校正業務

ChatGPTの活用によって記事やメールなどの内容に誤字脱字がないか確認することができます。ChatGPTは、指摘箇所や修正後の文章まで生成できるため、ChatGPTの活用によって文章校正の効率化に繋がるでしょう。

また、ChatGPTは様々な言語のデータを学習しているため、英語やスペイン語など様々な外国語の文章校正にも活用可能です。

ただし、ChatGPTは、すべての間違いを指摘できる訳ではありません。誤字脱字の見落としがある場合や情報の間違いは指摘できないため、最終的な確認はかならず人間によって行うようにしましょう。

文章校正に関しては「ChatGPTを駆使した文章校正の方法とプロンプトの例を解説」を確認してみてください。

Excel関数の提案

ChatGPTは、Excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトで使用する関数を提案することができます。

そのため、関数に詳しくない方でも、ChatGPTが生成した関数をコピー&ペーストするだけで関数を使用した計算を実現できるようになります。

【プロンプトと出力結果】

【プロンプトと出力結果】

ただし、ChatGPTが実現したい内容と異なる関数を出力する場合もあります。ChatGPTに正確な関数を出力させるためには、表計算ソフトを使って計算したい内容を正確に指示する必要がある点は留意しておきましょう。

資料の要約

ChatGPTを活用することで、調査している資料やWebサイトの情報を要約することができます。資料の全体像を確認したい場合や、自身に必要な情報だけをピックアップして確認できるようになるため、調査にかける時間を短縮できます。

また、Google Chromeの拡張機能には、「Youtube動画の要約」や「Webサイト上で情報を要約」に使えるものがあるため、ChatGPTによる要約を効率化したい方は利用を検討してみましょう。

要約に使える拡張機能は「ChatGPTによる要約のやり方と精度を高めるコツを解説」で紹介していますので参考にしてみてください。

企画書の作成

ChatGPTを活用してアイデア出しやキャッチコピーの作成、スライド資料の構成案を作成することで企画書の作成を効率的に行うことができます。

以下の内容は、「AIツールの提案資料」を例に企画の構成案を生成したものです。

【プロンプト】

【出力結果】

問い合わせ対応

ChatGPTは、顧客や社内からの問い合わせ対応業務を効率化することができます。

以下の活用例では、ChatGPTを活用してよくある問い合わせ内容をリストアップしています。リストアップした問い合わせ例をもとに事前に回答を作成することで、問い合わせ数の削減や類似する問い合わせ内容への対応にかかる時間を短縮できます。

【ChatGPTを活用した問い合わせ内容のリストアップ例】

ほかにも、ChatGPTを使ったメール返信内容の作成や資料の要約など問い合わせ対応に活用する方法は様々です。自社の対応内容にあわせて問い合わせ対応に活用する方法を検討してみてください。

なお、問い合わせ対応にAIツールを利用する方法もあります。AIツールを利用した問い合わせ対応について知りたい方は「問い合わせ対応を自動化する方法を解説」を確認してみてください。

デザイン作成

ChatGPTをデザインのアイデア出しやターゲット調査などに活用することで、デザイン作成の業務を効率化できます。

また、ChatGPTは、構図やイメージカラーなどのアイデアを様々な視点から生成するため、デザイン案がまとまらない時の壁打ち相手にも活用できます。

なお、ChatGPTの有料プランを契約している場合は、画像を生成できるため、ホームページやロゴのデザイン案を作成することができます。ChatGPTを活用したデザイン制作については「ChatGPTをデザイン制作へ活用する方法とプロンプト例を紹介」の記事で解説しています。

GPTsを利用するとさらに業務を効率化できる

ChatGPTの機能の１つ「GPTs」を利用することで、業務効率化をさらに推進できます。

【業務効率化に使えるGPTs】

GPTs

たとえば、Video Insightsは、ビデオコンテンツから重要な情報を抽出し、要約することができます。重要なポイントを抜き出すことができるため、セミナー動画やニュースなどの分析に有効です。

また、Canvaは、 デザインテンプレートの提案によって、ビジュアルコンテンツの作成が簡単かつ迅速になり、報告書やプレゼンテーション資料などの作成を効率化することができます。

GPTsを利用することで、時間を要するデザイン作業や、情報の収集・分析作業が効率的に行えるようになり、業務の生産性を大きく高めることができます。

ここで紹介しているGPTsはあくまで一例です。ほかにもさまざまなGPTsが提供されているため、自身の業務に適したGPTsを探してみてください。

ChatGPTを業務に活用する際の注意点

ChatGPTを業務へ活用する場合に注意するべき点が3つあります。

【注意点】

• 機密情報を漏洩する可能性がある
• ChatGPTの回答内容が間違っている場合がある
• 生成物が著作権侵害になる可能性がある

ChatGPTへの入力情報は、特定の条件下では外部に漏洩するリスクがあります。特に、機密性が高い情報や個人情報を扱う際には、これらのデータが意図せず公開されることがないよう、厳重な注意が必要です。

また、ChatGPTが、誤った回答をする可能性がある点も留意しておきましょう。ChatGPTが生成した情報を業務に活用する際は、正確性を別の情報源で確認することで、誤情報に基づく意思決定や行動を避けることができます。

ChatGPTが生成した文章やデザインが第三者の著作権を侵害する可能性があります。特に商用目的でChatGPTを利用する際には、生成されたコンテンツの著作権状況を慎重に検討し、必要に応じて著作権者から許諾を得る等の対応を行う必要があります。

なお、ChatGPTによる生成物の著作権については「ChatGPTによって生成されたものは著作権侵害になる？判断のポイントを解説」で解説しています。

AIツールの活用によって効率化できる業務の範囲が広がる

ツールの活用による業務効率化を検討している方は、法人向けにカスタマイズされているAIツールの導入も1つの手段です。

JAPAN AIが提供している「JAPAN AI Chat」は、CSVや外部ツールのデータをデータベースと連携することで、オリジナルのAIを作成し企業の業務効率化を推進します。

また、マーケティング業務を効率化するための機能を備えており、ペルソナ設計や記事LPの作成、リーガルチェック、類似画像生成など活用できる範囲は多岐に渡ります。

資料ダウンロードはこちら サービス内容や料金が載っています

まとめ

ChatGPTは、企業や個人にとって、業務効率化の強力な手段です。記事作成、メール作成、文章校正、Excel関数の提案、資料の要約、企画書作成、問い合わせ対応、デザイン作成など、多岐にわたるタスクに対応可能であり、日常業務を大幅に簡素化し、時間を節約することが可能です。

しかし、ChatGPTの利用には注意が必要です。機密情報の取り扱いには細心の注意を払うこと、ChatGPTの提供する情報の正確性を確認すること、さらには生成物が著作権を侵害していないか慎重に確認することが求められます。

ChatGPTを業務効率化に活用する際は、適切なガイドラインを設定し、情報セキュリティを考慮した上で利用することが重要です。