基礎知識

ChatGPTをメール作成に活用できる範囲とは?プロンプトを作るコツも解説

ChatGPTをメール作成に活用できる範囲とは?プロンプトを作るコツも解説

業務の中で営業メールなどのメールを作成する人の中には、メール内容についてどう書けばいいのか分からない人もいるのではないでしょうか。また、メール作成の作業を効率化したいという人もいるでしょう。

当記事ではChatGPTをメール作成に活用できる範囲について解説します。ChatGPTのプロンプトを作るコツも紹介するので、ChatGPTをメール作成に活用したい人は、参考にしてみてください。

ChatGPTをメール作成に活用できる範囲

ChatGPTをメール作成の際に活用できる範囲は、メールの下書きや英文メールの作成、メール内容を校正するなどがあります。ChatGPTは、インターネットのデータを学習することで、利用者が送ったプロンプト(指示文)を理解して適切な回答を提示できるからです。

【メール作成に活用できる範囲】

・メールの下書き
・英文メールの下書き
・メールの校正

たとえば、顧客に送る営業メールの下書きを作成したい場合、「顧客に商材の提案メールを送りたい」や商材の情報についてのプロンプトを入力することでメール内容が生成されます。これにより、一からメール文章について考える手間を削減し、メールを作成する時間を減らすことができます。

また、ChatGPTはメール作成をする際に、内容に誤りがあるか確認する校正作業の手伝いとしても利用することが可能です。文章の誤字脱字や漢字間違い、言葉遣いなどを迅速に修正されることにより校正にかかる手間を削減することができます。

そのため、文章作成ができるChatGPTを活用することは、メール作成の作業に負担がかかっている企業の効率化につながる方法です。

なお、ChatGPTはメール作成以外の業務にも利用できます。ChatGPTを利用した業務の効率化に興味がある人は、「ChatGPTをビジネスで利用する方法とは?注意点も解説」を見てみてください。

メール作成のプロンプトを作るコツ

ChatGPTを活用したメール作成をする前に、AIに指示が伝わりやすくするプロンプトを作るコツについて把握しましょう。プロンプトを作るコツについて把握することで、AIに質問や要求を的確に伝えられ、ChatGPTの回答が求めている内容に近づけられるからです。

【メール作成のプロンプトのフレームワーク例】
#命令書:
あなたは、営業担当者(役割)です。
以下の条件と情報をもとに、取引先に送るメール (AIに対しての指示)を出力してください。#条件:
・文字数は300文字以内#情報
○○(商材)に関する商談がしたい(メールを送る目的)
以下の日程だと商談が可能#希望する行動:
提示した候補日の中から選ぶ

#出力文:
件名:
本文:

プロンプトを作成するコツとして、具体的に情報を入力することが重要です。情報の詳細を伝えてない部分はAIの判断によって文章が生成されてしまうため、メールを送る目的や文体、文字数の制限などの作成したいメールの情報を伝えます。

ただし、長文の指示文では、AIが指示を誤った認識をしてしまう可能性があるため、指示項目ごとに#(ハッシュマーク)などの記号で分け、簡潔に箇条書きで入力しましょう。

メール作成のプロンプトのフレームワークで条件を指定することによって、誤りのある回答になる可能性が低くなり適切なメールの下書きが生成されるでしょう。

なお、プロンプトでは#や[]といった記号などにもそれぞれ意味があり、使い方によって効果が異なります。ChatGPTのプロンプトのコツについて詳しく知りたい人は、「ChatGPTのプロンプトを作成する4つのコツと活用例を解説」を参考にしてみてください。

ChatGPTを活用したメール作成のプロンプト例

ChatGPTで目的によって異なるメール作成のプロンプト例について紹介します。それぞれ、命令書や条件の内容を変更することで異なるメールを作成することが可能です。

【目的別メール作成のプロンプト例】

・日程調整メールを作成するプロンプト
・案内メールを作成するプロンプト
・提案メールを作成するプロンプト
・お礼メールを作成するプロンプト
・カスタマーサポートメールを作成するプロンプト例

たとえば、ChatGPTで目的別のメール作成プロンプト例を利用し、目的に応じたビジネスメールを作成することで、それぞれのシーンに合わせたメールのテンプレートができます。メールのテンプレートを作成することによって、メール作成する時間の短縮になりメールの質を安定させることが可能です。

ただし、メールのテンプレートを作成した場合でも、送信先の名前やメール内容などは変える必要があるので注意しましょう。

なお、ChatGPTの回答が、プロンプトのフレームワークを利用して正しく回答されない場合、ChatGPTの回答結果にある更新マークを押すことで解決する可能性があります。ChatGPTにてメールの下書きを作成する場合、プロンプト例を参考に入力してみましょう。

案内メールを作成するプロンプト例

イベント開催の案内メールをChatGPTによって作成する際のプロンプト例を見てみましょう。

【案内メールを作成するプロンプト例】
#命令書:
あなたは、優秀な営業担当者です。
以下の条件と情報をもとに、イベントに興味を持ってもらえるメールを出力してください。#条件:
・[敬語を正確に使う]
・[連絡先を含める]#目的
イベント開催のお知らせについて案内がしたい#情報
・2023年10月1日~10月29日までイベントを開催している

#出力文:
件名:
本文:

命令書や目的の指示に資料を送付するお知らせがしたい、新商品の案内がしたいなどの文章を変えることで、さまざまな案内についてのメールの下書きがChatGPTによって作られます。プロンプトの情報の指示では、生成されるメール内容の文章が伝えている情報量によって変わるため、案内したいものの詳細な情報を記載することが重要です。

なお、メールという言葉をメルマガに変えてChatGPTにプロンプトを送ることでメルマガ配信の内容も作成可能となります。

提案メールを作成するプロンプト例

商材を提案するメールを作りたい場合は、以下の商材の提案メールを作成するプロンプト例を参考にしてみてください。

【提案メールを作成するプロンプト例】
#命令書:
あなたは、優秀なマーケティング担当者です。
以下の条件と情報をもとに、○○(商材)に興味を持ってもらえるメールを出力してください。#条件:
・[敬語を正確に使う]
・[連絡先を含める]#目的
・○○(商材)の提案がしたい#ターゲット
・○○(年齢層などターゲットとなる人の特徴)

#提案する○○(商材)の内容
・ペン

#希望する行動:
・顧客から○○(商材)をお問い合わせしてもらう

#出力文:
件名:
本文:

たとえば、商材を提案するメールのほかに、目的をアポイント獲得したいことなどに変更することで、新規顧客に対して日程が決まっていない際のアポイントメールにすることが可能です。

目的や送信先に希望する行動などの言葉を変えれば、新規顧客を開拓したい場合の商材の資料送付やホワイトペーパーのダウンロードを提案するメールにもなります。

なお、商材の提案をするメール作成の際のChatGPTに送るプロンプトに、商材の情報について詳しく書くことで商材の利点を含んだ提案メールが提示されます。営業メールのコンバージョン率を高めたいと考えている方は、商材の名前やスペックなどを詳しく入力してみてください。

お礼のメールを作成するプロンプト例

取引先にお礼メールを送りたい場合は、以下のお礼メールを作成するプロンプト例を参考にしてプロンプトを入力してみましょう。

【お礼メールを作成するプロンプト例】
#命令書:
あなたは、優秀な営業担当者です。
以下の条件と情報をもとに、取引先に送る訪問のお礼に関するビジネスメールを出力してください。#条件:
・[敬語を正確に使う]
・[連絡先を含める]
・[件名に「訪問のお礼」を含める]#情報
・訪問のお礼がしたい#出力文:
件名:
本文:
何卒よろしくお願い申し上げます。

[メール署名]

契約成立した際は、契約についてのお礼という言葉に変更することで、契約成立のお礼メールの下書きが生成されます。

命令書や情報の項目に送信先を指定することで取引先以外にも、イベントに参加した顧客に対して送るイベント参加のお礼メールなども作成することができます。

カスタマーサポートメールを作成するプロンプト例

顧客に送るカスタマーサポートメールを作成する際のプロンプト例について紹介します。

【顧客に送るカスタマーサポートメールを作成するプロンプト例】
#命令書:
あなたは、優秀なカスタマーサポートです。
以下の条件と情報をもとに、顧客に送る問い合わせに対する返信メールを出力してください。#条件:
・[敬語を正確に使う]
・[連絡先を含める]
・[件名に「○○(商材)のお問い合わせについて」を含める]#情報
○○(商材)の在庫は残っている
お問い合わせした数の確保ができている#希望する行動:
○○(商材)の注文をするか検討してほしい

#出力文:
件名:
本文:

なお、プロンプト例を活用する際、社内で蓄積しているFAQ(よくある質問)#情報の項目に追加することで顧客の問い合わせに対してより精度の高いカスタマーサポートメールを作成できます。

メール内容の校正に活用するプロンプト例

ChatGPTで利用者が作成したメール内容を校正する際に活用する場合のプロンプトの例についても紹介します。

【メール内容を校正する際に使うプロンプト例】
#命令書
あなたは優秀な文章の校正者です。私が提供する文章を校正し、その結果とともに校正のポイントを教えてください。#目的:
私の文章の質を高めたい#情報:
・元の文章:
お世話になっております
○○です。このたび事人移動にともない、9月20日より
弊社○○、が新たに担当させていだことになりました。

近日中に、後任の□ともとにご挨拶へえればと存知ますが、
まずメールにてごれんらくいたします。

後任□の連絡先はこちらすで。

・文章の文体:ビジネスメール
・送信先:取引先
・文の主旨:担当者変更の連絡

#条件:
・文章の意味を変えないように校正を行うこと
・専門用語や固有名詞はそのままにすること

#出力:
【元の文章】

【校正後の文章】

【校正のポイント】

【プロンプト例によってChatGPTが校正した結果】
【校正後の文章】

お世話になっております。
○○です。

このたび、担当者の変更があり、9月20日から弊社の担当が新たに□となりました。
近日中に、新しい担当者□と一緒にご挨拶に伺えればと存じますが、

まずはメールにてご連絡いたします。
新しい担当者□の連絡先は以下の通りです。

【校正のポイント】

1「事人の移動」を「担当者の変更」に修正し、文章の主旨を明確にしました。
2「が新たに担当させていただいたことになりました。」を「が新たに□となりました。」に修正し、担当者の変更を承知しました。
3「ご挨拶へえればと存知ますが」を「ご挨拶に伺えればと存じますが」に修正し、丁寧な表現にしました。
4「ご連絡いたしました。」を修正し、誤字を修正しました。
5「連絡先はこちらです。」を「連絡先は以下の通りです。」を修正し、連絡先情報の明確さを向上させました。

プロンプトに入力する情報の項目で、校正するメール内容や文体、送信先、メールの趣旨などを詳細に伝えることで正確な校正結果になる可能性が高まります。

また、プロンプトに入力する#出力の項目に、元の文章や校正結果の文章、どこを修正したのかについてのポイントを記入することで、回答結果が分かりやすく表示され確認しやすくなります。

作成したメール内容に誤字脱字や表現に誤りがないかなどを確認したい場合は校正の参考としてChatGPTを活用してみましょう。

英文メールを作成プロンプト例

ChatGPTは、英文メール作成の際のプロンプト例を用いて日本語のメールから英文メールを作成することができます。ChatGPTは多言語対応に対応していて、日本語のメール文章を英語にすることができ、英文メールを日本語に翻訳することが可能です。

【メール内容を校正する際に使うプロンプト例】
#命令書

あなたは優秀な営業担当者です。以下の日本語のビジネスメールを、自然で正確な英語のメールに変換してください。

#目的

海外の会社にお礼メールを送りたい

#情報

・メールの内容:

[いつもお世話になっております。
○○です。

昨日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
もし、ご質問などがございましたら、

私までご連絡いただけましたらすぐに対応いたしますので、遠慮なくご連絡くださいませ。それでは、今後ともよろしくお願い申し上げます。]

#条件

・メールはフォーマルであること
・英語の表現が自然であること
・指定された文体に従い、無駄な表現や言葉遣いを避けること

#出力

Subject: [英語の件名]
[英語のメール本文]

目的や条件の項目で、メールを送る場面、メールの文体、表現方法などを詳細に指定することで、利用者が求めている英文メールになります。

ただし、誤った英語になってしまう場合もあるため、ChatGPTに提示された英文メールは、利用者自ら他の翻訳機能を利用するなど日本語に翻訳して確認を行うことが必要です。

ChatGPTはメルマガの作成にも活用できる

ChatGPTは、メルマガ(メールマガジン)のアイデア出しや文章の作成にも活用できます。

【メルマガ作成に活用できる範囲】

・メルマガのアイデア出し
・件名の提案
・メルマガ本文の作成
・メルマガ本文の校正

たとえば、メルマガ配信の目的や商材の情報を入力し、「商材の魅力が伝わるメルマガの文章を作成して」と指示を入力することで、メルマガの本文のアイデア候補が生成されます。

また、ChatGPTを活用することで商材の魅力が伝わるメールタイトルのアイデア出しも可能です。メルマガ配信では顧客に開封してもらえるようなタイトルが重要になるため、開封率の向上が期待できるようになります。

ChatGPTをメルマガ作成に活用することで、活用しない場合と比較してメルマガの内容や文章を考える時間を短縮することが可能です。メルマガの作成効率化やアイデアの壁打ちなどが行えるため、メルマガ作成を行う方はChatGPTを活用してみましょう。

ChatGPTのプラグインでメール対応の自動化が可能

ChatGPTのプラグインを利用することでメールの自動化が可能です。ChatGPTプラグインとは、ChatGPTに備わっている機能のほかにツールを追加するためのものです。

有料版のChatGPT Plusの利用者が使用できる機能であるChatGPTプラグインでは、従来のChatGPTだけではできなかった外部のツールとの連携ができるようになります。

たとえば、ChatGPTと作業を自動化するプラグインであるZapierを組み合わせ、Gmailなどのメールツールと連携させることでChatGPTにてメール送信の自動化を指示することが可能です。

なお、ChatGPTを使用する方法以外にもメールや問い合わせ対応の自動化をできるツールがあります。問い合わせ対応を自動化するツールについて興味がある人は、「問い合わせ対応を自動化する方法を解説」をご覧ください。

ChatGPTをメール作成で利用する際の注意点

ChatGPTでメール作成をする方は、リスクを抑えるために注意点を理解しておきましょう。

ChatGPTを利用する注意点】
項目 概要
ChatGPTに送るプロンプトに重要な情報を入力しない 機密情報、個人情報、顧客情報 など
ChatGPTの回答結果を使う場合は最終確認と手直しをする ・人間のような判断ができない
・インターネットにあるデータや利用者が送る情報で学習しているため

たとえば、ChatGPTは、利用者が入力した情報をChatGPTの学習データとして使う可能性があり、他のユーザーに提示する回答に利用される場合があります。

そのため、ChatGPTに送るプロンプトに機密情報や個人情報、顧客情報などの重要な情報を入力しないようにルール化しておく必要があります。

また、ChatGPTの回答は、最もプロンプトに関連した回答になるよう蓄積された情報からAIが判断して生成するため、倫理性に欠けた表現や誤った回答になる可能性があります。

そのため、ChatGPTを利用しメールを作成する場合は、生成されたメール内容に誤った情報や不適切な表現が含まれていないかを担当者によって最終確認する必要があります。

ただし、法人向けプランのChatGPT Enterpriseでは、利用者が入力したプロンプトやChatGPTの利用記録を学習データとして使われずセキュリティが強化されています。企業でChatGPTの利用を検討している場合は、ChatGPT Enterpriseの利用を検討してみましょう。

まとめ

ChatGPTをメール作成の活用した場合、ビジネスメールや英文メールの作成、メール内容の校正などが可能です。プロンプトのフレームワークやプロンプト作成のコツを確認してChatGPTによるメール作成を行ってみてください。

なお、ChatGPTは、誤った情報や表現が含まれた回答を生成する可能性があります。そのため、ChatGPTをメール作成に活用する場合は、生成された内容をそのまま送らず、担当者による確認を行うようにしましょう。

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