基礎知識

ChatGPTを駆使した文章校正の方法とプロンプトの例を解説

ChatGPTを駆使した文章校正の方法とプロンプトの例を解説

ビジネスシーンで作成したメールや書類などの文章は、誤字脱字や表記ゆれなどの校正・添削が必要です。OpenAIが開発した「ChatGPT」というAI技術を活用すると、自動でメールや書類の文章の校正が可能です。

当記事では「ChatGPT」を活用した文章校正でできることや手順、プロンプトの例を解説しています。また、ビジネスシーンで「ChatGPT」を取り入る注意点についての解説もしているので、ぜひ参考にしてください。

ChatGPTによる文章校正で可能なこと

ChatGPTは自然言語処理技術を駆使して文章の校正や添削を行います。自然言語処理技術は、ChatGPTがこれまで取得した大規模なトレーニングデータから学習した「単語や文脈を判断し、多用な話題や文章に対応する能力」です。

 ChatGPTでできる文章校正】
項目 解説
誤字脱字の修正 ・文章中の誤字脱字を見つけて修正する
・文章の内容を正確に読み手に伝えられる
文法修正と表現の統一 ・文法の誤りを見つけ全体の流れを変えずに修正する
・文章全体の表現を統一する修正案を生成する
冗長な表現の簡潔化 ・冗長表現や重複を修正し簡潔な文章を提案する
・冗長表現の修正で読み手の理解が深まる
表現の修正と適切な語彙の選択 ・誤解を招く表現の修正を提案する
・誤った単語の使用を修正する
・適切な単語を取り入れて文章の質が向上する

 ChatGPTを駆使した文章校正は、ビジネスシーンで多く活用されます。たとえば、Webサイトを検索エンジンに認識しやすくするためのSEO(検索エンジン最適化)や顧客へ送付するメールや書類の文章表現や誤字脱字の確認などです。

ChatGPTによる文章校正の手順

ChatGPTを駆使した文章校正の手順は以下の通りです。

ChatGPT:文章校正の手順】
①     校正した文章の準備
②     プロンプトの準備
③     出力された校正内容の確認と検討
④     担当者が内容を確認する

 まず、校正したい文章のデータを準備します。次に、準備した文章をどのように校正してほしか、指示文(プロンプト)を作成しましょう。

ChatGPTは、何をどうしてほしいか記載されたプロンプトを読み込むことで、回答を出力します。プロンプトには、校正してほしい文章を含む明確な指示を記載しましょう。

校正してほしい文章を含むプロンプトを準備したらChatGPTに送信します。求めている「文章の校正」が実行されるように、要求が明確なプロンプトの送信が重要です。

 出力された修正案を確認し、文章に実際に反映するか検討します。校正された文章が求めている内容ではなかった場合、プロンプトを見直して再度リクエストを送信しましょう。

 ChatGPTを活用して校正を行った文章は、誤字脱字が残っていたり適切ではない表現になっていたりする場合があります。そのため、ChatGPTによって校正した文章をそのまま使用せずにかならず担当者による確認を行いましょう。

ChatGPTに文章校正を依頼するプロンプトの例

ChatGPTを駆使して文章の校正をする際には、指示を明確にしたプロンプトの送信が必要です。ChatGPTから有益な回答を得るために、何をどのように校正してほしいか、修正箇所の示し方などを明記したプロンプトを作成して送信しましょう。

誤字脱字を修正するためのプロンプト

文章の誤字脱字を校正し、修正後の文章案と修正箇所を明確にした回答を出力したい場合のプロンプトは以下の通りです。

【プロンプトの例:誤字脱字の修正】
以下のプロンプトに回答してください

[校正前の文章]
お世話になっております。先日のミーティングでのご意見、参考にさせていただきます。弊社では、効率的で迅速な対応を心がけておりますので、何かご不明点がございましたら、いつでもお知らせください。よろしくお願いいたします。

[指示]
以下の文章に含まれる誤字脱字を修正し、修正前と修正後の例文を提供してください。修正点を箇条書きで表示してください。文章の流れに変更を加えないように注意してください。

[条件]
修正前の文章の流れを変更しないでください。
誤字脱字の修正点が明確にわかるように指摘してください。

【ChatGPTの回答例】
[修正前の文章]

お世話になっております。先日のミーティングでのご意見、参考にさせていただきます。弊社では、効率的で迅速な対応を心がけておりますので、何かご不明点がございましたら、いつでもお知らせください。よろしくお願いいたします。

[修正後の文章]

お世話になっております。先日のミーティングでのご意見、参考にさせていただきます。弊社では、効率的かつ迅速な対応を心がけておりますので、何かご不明点がございましたら、いつでもお知らせください。よろしくお願いいたします。

[修正点]

1. 誤りの指摘: “心がけております” → “心がけておりますので”
2. 誤りの指摘: “効率的で” → “効率的かつ”
3. 誤りの指摘: “何かご不明点がございましたら” → “何かご不明点がございましたら”

文法を修正して表現を統一するためのプロンプト

文章中の誤った文法と表現のゆれを修正して、統一感のある修正案を出力したい場合のプロンプトは以下の通りです。

【プロンプトの例:文法・表現のゆれの修正】
[校正前の文章]

弊社の新プロジェクトは今月スタートし、多くの期待が寄せられていますが、スケジュールが厳しいです。このプロジェクトにおいては、チーム全員が一丸となり協力して進めることが求められます。現段階では課題も多く、これから解決していく必要がありますが、その中で新しいアイディアを取り入れていくことがポイントです。各メンバーは自らの役割を確認し、スケジュール通りに進捗するように努めましょう。

[指示]

以下の文章に含まれる文法の不備や表現の統一を指摘し、修正前と修正後の例文を提供してください。修正点を箇条書きで表示し、誤りの指摘が文脈に沿っていることを確認してください。文章の流れに変更を加えず、スムーズな読みやすさを保ちながら修正を行ってください。

 

【ChatGPTの回答例】
[修正前の文章]

弊社の新プロジェクトは今月スタートし、多くの期待が寄せられていますが、スケジュールが厳しいです。このプロジェクトにおいては、チーム全員が一丸となり協力して進めることが求められます。現段階では課題も多く、これから解決していく必要がありますが、その中で新しいアイディアを取り入れていくことがポイントです。各メンバーは自らの役割を確認し、スケジュール通りに進捗するように努めましょう。

[修正後の文章]

弊社の新プロジェクトは今月スタートし、多くの期待が寄せられていますが、スケジュールが厳しい状況です。このプロジェクトにおいては、チーム全員が一丸となり協力して進めることが求められます。現段階では課題も多く、これから解決していく必要がありますが、その中で新しいアイディアを取り入れていくことがポイントです。各メンバーは自らの役割を確認し、スケジュール通りに進捗するように努めましょう。

[修正点]

誤りの指摘: “が求められますが” → “が求められます”
誤りの指摘: “各メンバーは自らの” → “各メンバーはそれぞれの”

冗長表現を簡潔に修正するためのプロンプト

冗長表現を簡潔にまとめ、分かりやすい文章に校正して出力したい場合のプロンプトの例は以下の通りです。

【プロンプトの例:冗長表現の簡潔化】
[指示]

以下の文章に含まれる冗長な表現を簡潔に修正し、メッセージが明確になるように心がけてください。修正前と修正後の例文を提供してください。修正点を箇条書きで表示してください。文章の流れに変更を加えず、スムーズな読みやすさを保ちつつ修正を行ってください。

[修正前の文章]

当社はこれまでに多岐にわたるプロジェクトを手掛けてまいりましたが、今後もクオリティ向上を目指し、効率的なサービス提供を心掛けて参ります。お客様からのご要望には、真摯に向き合い、迅速な対応を心がけております。どうぞお気軽にお問い合わせください。

【ChatGPTの回答例】
[修正後の文章]

当社は幅広いプロジェクトに携わり、今後もクオリティ向上と効率的なサービス提供に注力します。お客様のご要望に真摯かつ迅速に対応し、お気軽にお問い合わせください。

[修正点]

「これまでに」を「幅広い」に修正。
「手掛けてまいりましたが、今後も」を「携わり、今後も」に修正。
「向き合い、迅速な対応を心がけております」を「真摯かつ迅速に対応し」に修正。
冗長な表現を簡略化して文を簡潔に修正。

外国語で作成した文章を校正するためのプロンプト

外国語の文法や言い回しなどの間違いを修正した回答を出力したい場合のプロンプトは以下の通りです。

【プロンプトの例:外国語の文章の修正】
[プロンプト]

以下の英文メールを文法や表現の改善を目指して校正してください。修正前と修正後の例文を提供し、修正点を箇条書きで明示した上で、各修正点についてより詳細に日本語で理由を説明してください。ビジネス文書としてのフォーマルさを保ちながら、クリアで効果的な表現に変更するように心がけてください。

[校正前の文章]

Dear Mr. Smith,
I hope this email finds you well. I am writing to inform you about the progress of the ongoing project. We have faced some challenges, but we are working hard to overcome them.
Thank you for your understanding and cooperation. Looking forward to your response.
Best regards,
John Doe

【ChatGPTの回答例】
[校正後の文章]

Dear Mr. Smith,I trust this email finds you in good health. I am writing to provide you with an update on the current status of the ongoing project. While we have encountered some challenges, please be assured that we are diligently working to overcome them.We appreciate your understanding and cooperation in this matter. I eagerly anticipate your response.Best regards,John Doe

[修正点の詳細]

・修正前: I hope this email finds you well.
・修正後: I trust this email finds you in good health.

**理由: “I trust”はよりフォーマルであり、ビジネス文書に適しています。また、「I trust」はより確信を持って表現されています。また、「in good health」はよりフォーマルで一般的な表現です。

・修正前:I am writing to inform you about the progress of the ongoing project.
・修正後: I am writing to provide you with an update on the current status of the ongoing project.

**理由: “provide you with an update on the current status”は、より具体的で正確な表現であり、ビジネスコミュニケーションに適しています。これにより、相手に具体的な情報を提供する意図が明確になります。

・修正前: We have faced some challenges, but we are working hard to overcome them.
・修正後: While we have encountered some challenges, please be assured that we are diligently working to overcome them.

**理由: “While”を導入することで、文がよりスムーズで自然な流れを持ち、同時に「please be assured」は相手に安心感を与える表現です。また、「diligently working」はより強調された作業への取り組みを示しています。

・修正前: Thank you for your understanding and cooperation. Looking forward to your response.
・修正後: We appreciate your understanding and cooperation in this matter. I eagerly anticipate your response.

**理由: “We appreciate”は感謝の意をよりフォーマルに表現し、「in this matter」は具体的な文脈を指定しています。また、「I eagerly anticipate」はより積極的で期待を表す表現です。

ChatGPTによる文章校正の注意点

ChatGPTによる文章校正を利用する前に、3つの注意点について知っておきましょう。

ChatGPT:文章校正の注意点】
・文脈の理解が誤っているケースがある
・業界の専門知識が不足しているケースがある
・個人情報や機密情報の流出対策が必要

文脈の理解を誤るケースがある

ChatGPTは、文章校正をする際にこれまで学習したデータに基づく高度な自然言語処理技術を活用しています。そのため、入力されたプロンプトから文脈の流れを判断した修正案の出力が可能です。

 しかし、複雑な内容や曖昧な表現が多い文章は、ChatGPTが文脈を誤って理解する可能性があるため注意が必要です。

出力された校正後の修正案は、そのまま活用せずにユーザーが確認しましょう。ChatGPTが文脈の理解を誤っている場合は、手直しを加えるか、曖昧な表現方法や難解な内容について解説するためのプロンプトを追加します。

業界の専門知識が不足しているケースがある

ChatGPTは、これまでに学習した一般的な知識を基に文章の校正を実行します。業界の専門用語や企業特有の表現についてChatGPTの知識が不足している場合、正確な校正ができないケースがあるので注意しましょう。

一般知識以外の内容を含む文章を校正する場合、プロンプトに情報を補完しておくことが大切です。

なお、ChatGPTの機能の1つ「GPTs」を活用することで、事前に専門的な知識を学習させることができるため、専門的な文章の校正も可能です。ただし、「GPTs」は有料のプランでしか使用できない機能のため、使用するには費用が掛かります(202312月時点)

個人情報や機密情報の流出対策が必要

ChatGPTは、これまでのユーザーが入力した内容から学習して知識を増やしています。ご自身が入力した内容をChatGPTが学習し、他のユーザーの出力に反映するケースがあります。ビジネスシーンで利用する文章には、機密情報や個人情報が含まれているケースが多いため注意しましょう。

 ChatGPTによる文章校正で利用する文章データは、適切なフィルタリングや情報の加工が必要です。気密性の確保が必要な文章を校正する場合は、事前に適切なセキュリティ対策について学んでおきましょう。

 なお、ChatGPTの法人向けプランであるChatGPT Enterprise OpenAI APIを活用する場合は、入力した内容がデータ学習に使用されません。ChatGPTに社内情報を活用したい場合はChatGPT Enterprise OpenAI APIの活用を検討してみてましょう。

まとめ

ChatGPTを上手に活用することで、ビジネスシーンでの文章が効率的に校正できます。まずは、校正が必要な文章と修正のための指示をまとめたプロンプトを作成しましょう。校正をする文章に、個人情報や企業の機密情報が入っている場合は、適切にデータを加工してセキュリティ対策をする必要があるので、注意してください。

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