ChatGPTを利用したメール返信のプロンプトを解説

ビジネスメールのやりとりを行う方の中には、メール返信の内容を考えるのに時間を取られている方もいるのではないでしょうか。その際、メールの内容を考える時間を削減したいと考える方もいると思います。

当記事ではChatGPTを利用したメール返信のプロンプト例を解説します。メール対応を効率化したい方は、参考にしてみてください。

ChatGPTを利用したメール返信のプロンプト例

適切なプロンプト(指示文)を使用することでメールの返信内容をChatGPTによって作成することが可能です。この記事では、よくある3つのパターンのメール返信作業を効率化するプロンプトを紹介します。

【返信内容を作成するプロンプト例】

• 日程調整に対するメール返信
• 問い合わせに対するメール返信
• メールの返信内容を添削する

なお、ChatGPTを利用してメール返信の内容を作成する際、送られてきた内容に個人情報や機密情報が含まれる場合は注意が必要です。ChatGPTは入力情報を学習データとして利用するため、機密情報の漏洩に繋がってしまう可能性があります。

個人情報や機密情報が含まれるメールへの返信内容を作成する際は、その部分を削除または抽象化したメール内容をプロンプトに入力するようにしましょう。

日程調整メールの返信内容を作成するプロンプト例

日程調整メールの返信内容をChatGPTで作成するプロンプトには、情報として「送られてきた日程で調整できるのか」を含めます。

今回のプロンプト例では「#返信に含める内容」の下に「1月18日（木）10:00～14:00の日程が参加可能」と入力しています。

もし、日程調整メールに提示された日程で都合がつかない場合は、「#返信に含める内容」を「参加不可」や「○日○時に変更希望」など自身の都合に合わせて変更しましょう。

【日程調整に対するメール返信のプロンプト例】

【ChatGPTの回答結果】

問い合わせに対するメール返信のプロンプト例

顧客から問い合わせがあった際の返信内容をChatGPTで作成するプロンプトの場合は、「#返信に含める内容」に今後の対応方針を入力します。プロンプト例では、初期不良に対する謝罪と商品の交換対応をする内容を作成しています。

また、購入前の商品の価格や用途などに関する問い合わせなどの場合も「#受信したメール内容」を変更することで対応できるため、問い合わせ内容によってプロンプトを変更してみてください。

【問い合わせに対するメール返信のプロンプト例】

【ChatGPTの回答結果】

メールの返信内容を添削するプロンプト例

ChatGPTは、作成したメールの返信内容を添削することもできます。作成したメールの下書きの誤字脱字を確認したり、より丁寧な言い回しに変更したりすることができます。

【メールの返信内容を添削するプロンプト例】

【ChatGPTの回答結果】

リスクを避けるためにChatGPTの利用ガイドラインを作成する

ChatGPTを活用する際のリスクを避けるために、ChatGPTの利用ガイドラインを作成しましょう。ChatGPTの利用に関するガイドラインを作成をすることでリスクを低減することができます。

【ChatGPTのリスク例】

• 情報漏洩
• 正確性、倫理性に欠けた回答
• 著作権侵害

たとえば、情報漏洩を避けるために、プロンプトに個人情報や機密情報などの重要な情報を載せないといったルールを決めることが重要です。ChatGPTはユーザーのプロンプトを学習データとして記録するため、他者が利用する際の回答に入力した情報が使用される可能性があります。

また、著作権侵害や倫理性に欠けた回答の利用を避けるため、生成された文章をそのままメール返信に使用することを避けて、最終的な確認はかならず人間が行うようにしましょう。

なお、企業向け「ChatGPT Enterprise」は、入力内容が学習データに利用されないため、業務でChatGPTを活用する企業は契約を検討してみましょう。ほかにも、セキュリティリスクに配慮した生成AIツールを利用することで、情報漏洩のリスクを避ける方法もあります。

まとめ

ChatGPTを活用してメール返信の内容を作成することで、メール返信にかかる業務時間を短縮することができます。また、送付するメールの返信内容を添削することでメール内容の誤字脱字を防ぐこともできます。

ただし、ChatGPTは入力した情報を学習データとして利用しているため、メール返信に利用する場合は情報の扱いに注意が必要です。対策として、ChatGPTの利用ガイドライン作成や入力内容が学習データに利用されないプランやツールの利用を検討しましょう。