Web会議の議事録の書き方とは？5つのポイントやテンプレートを紹介

Web会議の議事録作成に悩んでいませんか？本記事では、効率的な議事録の書き方や重要なポイントを解説するとともに、活用できるテンプレートやAIツールをご紹介します。議事録は会議内容を共有し、タスク管理をスムーズに進めるための必須アイテムです。本記事を参考に、より正確で効率的な議事録作成を実現しましょう。

そもそも議事録を書く目的とは

議事録とは、会議で話し合われた内容や決定事項を記録した文書のことです。特にWeb会議では、参加者がリアルタイムで同じ場に集まるわけではないため、情報共有や確認のために議事録が重要です。ここでは、議事録を書く主な目的を解説します。

• 議事録が果たす役割
• Web会議の議事録で記載すべき必須項目

議事録が果たす役割

議事録は単なる記録ではなく、さまざまな重要な役割を果たします。以下にその主な役割を解説します。

■ 決定事項の共有

会議で決定された内容を全ての関係者と共有することで、全員が共通の方向性を持って行動できるようになります。

■ 認識の再確認

参加者間で認識を調整し、誤解や行き違いを防ぐための手段となります。

■ 発言者の明確化

誰がどの発言をしたかを記録することで、責任の所在をはっきりさせることができます。

■ タスクの明確化

会議中に決定したタスクを記録し、各メンバーが次に取り組むべき内容や手順を明らかにします。

■ 備忘録として活用

時間が経過した後でも会議内容を振り返ることができ、同じ議題を繰り返し議論する無駄を省くことができます。

Web会議の議事録で記載すべき必須項目

Web会議の議事録では、以下の項目を必ず記載するようにしましょう。これにより、会議の内容を正確に記録し、スムーズな進行と確認が可能になります。

■会議の基本情報

日時、参加者、会議の目的やテーマなど、会議の概要を簡潔に記載します。

■議題

話し合われたトピックや議題をリスト化し、議論の流れがわかるようにします。

■決定事項

会議で合意された内容を明確に記録し、後で確認できるようにします。

■アクションアイテム

各参加者が次に行うべきタスクや締切を具体的に記載します。

■発言内容や意見

会議中に出た重要な意見や発言を簡潔にまとめます。必要に応じて発言者の名前を記載することで、責任の所在を明確にします。

■その他の備考

特記事項や次回の会議予定など、関連情報も記録すると役立ちます。

Web会議で議事録を書くときの5つのポイント

Web会議の議事録は、会議内容を正確かつ効率的に伝えるための重要なツールです。記録の目的を明確にし、簡潔で分かりやすい内容にすることで、関係者全員がスムーズに情報を共有できます。ここでは、議事録を書く際に押さえておくべき5つのポイントを紹介します。

• 明確な議題と目的を記載する
• 5W2Hを意識して記載する
• 敬語は省き重要事項を簡潔にまとめる
• 議題に沿って順番通りに記載する
• 関係者全員に迅速に共有する

1. 明確な議題と目的を記載する

効果的な議事録を書くためには、会議が始まる前に議題や目的を明確にしておくことが重要です。これには、あらかじめアジェンダを用意しておくことが役立ちます。議事録には、この議題や目的を冒頭に記載することで、記録を見返した際に会議の意図をすぐに理解できるようにしましょう。

2. 5W2Hを意識して記載する

議事録を実用的なものにするには、記載内容を5W2H（Who, What, When, Where, Why, How, How much）のフレームワークで整理することが有効です。特にタスクや期限を記録する際には、誰が、何を、いつまでに行うのかを具体的に明記しましょう。これにより、記録を見るだけで次に何をすべきかが明確になり、関係者全員が同じ認識で行動できます。

3. 敬語は省き重要事項を簡潔にまとめる

議事録は記録が目的であり、冗長な表現や過度な敬語を使用する必要はありません。必要な情報を簡潔に記載し、読み手が内容をすばやく理解できるようにすることが重要です。例えば、「ご確認ください」という表現よりも「要確認」といった簡潔な言葉を用いることで、無駄を省いた効率的な記録が可能になります。

4. 議題に沿って順番通りに記載する

議事録は、会議中の議論や決定事項を記録した「事実の流れ」を反映した文書です。そのため、会議の進行に沿った順番で記載することが基本となります。これにより、後から議事録を確認する際に会議の流れが再現しやすくなり、議論の背景や決定事項の文脈が正確に伝わります。

5. 関係者全員に迅速に共有する

議事録は、会議終了後できるだけ早く関係者に共有することが求められます。迅速な共有により、会議の内容が関係者全員の中で鮮明なうちに確認でき、次のアクションを速やかに開始することができます。また、共有後に内容の誤りが見つかった場合は、修正を実施した改訂版を再共有し記録の正確性を保ちましょう。

Web会議の議事録テンプレート例

Web会議の議事録を効率よく作成するためには、テンプレートを活用することが有効です。テンプレートを用いることで、記録の精度が向上し、必要な情報を漏れなく整理できます。また、形式を統一することで、関係者間での共有や確認作業もスムーズに進めることが可能になります。ここでは、さまざまな形式の議事録テンプレート例を紹介します。

• 通常Web会議の議事録テンプレート例
• 会話形式の議事録テンプレート例
• インタビュー形式の議事録テンプレート例

通常Web会議の議事録テンプレート例

通常のWeb会議における議事録は、基本的な項目を網羅しつつ、会議の進行や決定事項を効率的に記録するためのテンプレートを活用します。以下はその一例です。

■概要欄に記載すること

• 会議名
• 日時（開始時間と終了時間を明記）
• 会議の目的（具体的に記載）
• 参加者（氏名、所属部署、役職）
• 会議の形式（オンラインツール名なども記載）

■議事録内に記載すること

• 議題（番号を付けて整理）
• 決定事項（具体的な内容を簡潔に記録）
• アクションアイテム（担当者、期限を明記）
• 次回予定（日時や進捗確認内容）
• リスクや懸念事項（共有された課題や今後のリスク）
• 補足情報（関連資料やリンクなど）

議事録作成時には、必要に応じて項目を増減させる柔軟性が求められます。また、会議の目的や参加者に応じて記録方法を調整することで、さらに実用性を高めることができます。

会話形式の議事録テンプレート例

会話形式の議事録は、会議中のやり取りを発言者ごとに整理して記録する方法です。これにより、議論の流れが明確になり、後で見返した際にも内容が把握しやすくなります。以下はその一例です。

■概要欄に記載すること

• 会議日時（開始時間と終了時間を含む）
• 場所（オンラインツール名や会議室名を明記）
• 参加者（氏名、役職、所属などを含む）
• 議題（番号を付けて整理する）

■議事録内に記載すること

［議題1］について

• 発言者：〇〇「〇〇〇〇」
• 発言者：△△「△△△△」

［議題2］について

• 発言者：□□「□□□□」
• 発言者：◇◇「◇◇◇◇」

■ネクストアクション

• アクション内容：担当者―期限
• アクション内容：担当者―期限

■次回会議予定

• 次回の会議日時と予定内容

会話形式では、発言内容をそのまま記録するだけでなく、重要な結論や次のアクションを明確にすることがポイントです。柔軟にテンプレートを調整し、会議の目的に応じた記録を心がけましょう。

インタビュー形式の議事録テンプレート例

インタビュー形式の議事録は、インタビュアーとインタビュイー間の質疑応答を明確に記録する形式です。このテンプレートを利用することで、インタビューの目的や質問の流れを簡潔にまとめることができます。以下はその一例です。

■概要欄に記載すること

• インタビュー日時（開始時間と終了時間を含む）
• 場所（オンラインツール名または対面の会場名）
• 参加者（インタビュアー、インタビュイー、オブザーバーの名前や役職）
• インタビューの目的（インタビューの狙いや意図を簡潔に記載）

■議事録内に記載すること

• イントロダクション（インタビューの背景や概要の説明）
• 質問1：質問内容／回答：インタビュイーの発言を記録
• 質問2：質問内容／回答：インタビュイーの発言を記録
• 補足質問：質問内容／回答：インタビュイーの発言を記録

■補足情報

• インタビュー中に使用した資料や、関連するデータのリンク等

インタビュー形式では、質疑応答をそのまま記録するだけでなく、回答の中から重要なポイントを強調することで、情報の価値を最大化できます。目的に応じてテンプレートを柔軟にカスタマイズしましょう。

Web会議の議事録を効率的に記載する3つの方法

効率的にWeb会議の議事録が記載できれば、情報の共有がスムーズになり、会議後のタスク管理や進捗確認が円滑に進みます。また、記録の精度が向上することで、認識のずれや重要事項の見落としを防ぐこともできます。ここでは、効率よく議事録を記載するための3つの方法を紹介します。

• 事前にフォーマットを用意しておく
• 共有ドキュメントツールで複数人で議事録を取る
• 議事録作成ツールを使用する

1. 事前にフォーマットを用意しておく

議事録をスムーズに作成するためには、会議が始まる前にフォーマットを準備しておくことが重要です。フォーマットには、会議名、日時、参加者、議題、決定事項、タスクなどをあらかじめ項目として用意しておきます。これにより、会議中に内容を記録しやすくなり、抜け漏れを防ぐことができます。

2. 共有ドキュメントツールで複数人で議事録を取る

共有ドキュメントツールを活用することで、複数人で同時に議事録を記載することが可能になります。複数人で記録を取ることで、記録漏れや誤りを防ぎ、正確性の高い議事録を作成できます。また、リアルタイムで編集や確認ができるため、迅速に情報を共有することができます。

さらに、共有ドキュメント用のフォーマットをあらかじめ作成しておくことで、誰でも簡単に記録作業に参加できる環境を整えることができます。この方法は、特に議題が多い会議や発言内容が複雑な場合、記録作業を分担できるため、チーム全体の負担軽減にもつながります。

3. 議事録作成ツールを使用する

議事録作成ツールを利用すると、記録作業が大幅に効率化されます。例えば、AIを搭載したツールでは、音声認識で発言内容を自動的にテキスト化し、議題ごとに整理することが可能です。また、一部のツールでは、要点を自動で抽出したり、決定事項やタスクをリスト化したりする機能も備えており、議事録作成の負担が軽減され、時間を他の業務に活用することができます。

Web会議の議事録を自動化する方法

Web会議の議事録を自動化することで、記録作業の負担を大幅に軽減できます。近年、さまざまなツールや機能が提供されており、効率的な議事録作成が可能になっています。ここでは、自動化を実現する3つの方法を紹介します。

• Googleドキュメントで文字起こし
• Web会議に搭載されている機能を使う
• AI議事録作自動成ツールを導入する

Googleドキュメントで文字起こし

Googleドキュメントの音声入力機能を利用することで、会議中の発言をリアルタイムで文字起こしすることが可能です。この機能を活用すれば、特別なソフトウェアを導入する必要がなく、簡単な準備だけで議事録作成を始められます。設定方法や使い方もシンプルで、誰でもすぐに利用できるのが特徴です。

Web会議に搭載されている機能を使う

ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議ツールには、文字起こし機能が標準搭載されている場合があります。これらの機能を利用することで、会議の内容をそのまま自動で記録できます。さらに、議事録をChatGPTなどのAIツールと組み合わせて整理することで、より使いやすい形に仕上げることが可能です。

AI議事録作自動成ツールを導入する

AI議事録作成ツールは、発言を自動で文字起こしするだけでなく、重要な要点を抽出したり、タスクを整理したりする機能を備えています。これらのツールを導入することで、議事録作成の手間が大幅に省け、より正確で効率的な記録が可能になります。選ぶ際には、操作性や導入コストを考慮し、自社に適したツールを選ぶことが重要です。

オンライン会議ツールと連携できる構成のAI議事録「JAPAN AI SPEECH」

「JAPAN AI SPEECH」は、オンライン会議の議事録作成を効率化するために開発された高精度なAI議事録作成ツールです。特にGoogle MeetやZoomなどのオンライン会議ツールとの連携機能を活用することで、会議の内容を自動的に文字起こしし、効率的な議事録作成を可能にします。

このツールは、オンライン会議終了後に自動的に文字起こしを開始し、発言者を正確に識別する話者分離機能を搭載しています。議事録はただの記録にとどまらず、要約、タスク抽出、翻訳といった加工にも対応。さらに、SalesforceやSlackなどの外部ビジネスツールと連携することで、取得した会議情報を企業の資産として最大限に活用できる点が大きな特徴です。

また、「JAPAN AI SPEECH」は、業界用語や専門用語にも対応した高精度な文字起こしを実現し、会議内容の正確な記録を可能にします。上場企業水準のセキュリティと10,000社以上への導入実績を誇る信頼性により、ビジネスのあらゆる場面で活用されています。

会議のエビデンスを確実に残し、タスクや決定事項の漏れを防ぎつつ、業務全体の生産性向上を支援する頼れるツールとして注目されています。

おすすめAI議事録作成ツール3選

AIを活用した議事録作成ツールは、会議内容の記録や共有を効率化し、業務負担を大幅に軽減する便利なソリューションです。ここでは、特におすすめのAI議事録作成ツールを3つ厳選してご紹介します。

ツール名	特徴	金額＆プラン
JAPAN AI SPEECH	高精度な文字起こしと話者分離に対応し、多彩な形式での議事録作成を可能にする業務効率化ツール	要問い合わせ
RIMO Voice	日本語特化の高精度な文字起こしと要約機能を備えたシンプルで効率的なAIツール	法人利用は要問い合わせ
AI議事録取れる君	多彩な連携機能と自動要約機能を備えた効率的な議事録作成ツール	・Personal：月額980円 ・Enterprise：月額5,500円

1. JAPAN AI SPEECH

ツール名	JAPAN AI SPEECH
特徴	高精度な文字起こしと話者分離に対応し、多彩な形式での議事録作成を可能にする業務効率化ツール
機能	・高精度な文字起こし（正答率94％以上） ・話者分離機能（発言者を識別） ・業界用語・専門用語への対応 ・多彩な形式への加工（要約、翻訳、タスク抽出） ・外部ツールとの連携（Google Meet、Slack、Salesforceなど）
金額＆プラン	要問い合わせ

「JAPAN AI SPEECH」は、オンライン会議や対面会議の内容を正確に記録し、議事録作成の効率化を実現するAI議事録作成ツールです。正答率94％以上の高精度文字起こし機能を備え、発言者を識別する話者分離機能や専門用語への対応が可能です。また、議事録は要約やタスク抽出など多彩な形式で加工でき、Google MeetやSlack、Salesforceといった外部ツールとの連携によって、会議情報を効果的に活用できます。業務効率化と正確な記録の両立を支援するツールとして、多くの企業に採用されています。

2. RIMO Voice

ツール名	RIMO Voice
特徴	日本語特化の高精度な文字起こしと要約機能を備えたシンプルで効率的なAIツール
機能	・AIによる日本語特化の文字起こし ・自動要約機能で効率的なデータ整理 ・テキストと音声が連動するスライダー機能 ・雑音や無意味な発声の自動除去
金額＆プラン	法人利用は要問い合わせ

「Rimo Voice」は、日本語に特化したAI技術で音声や動画ファイルを短時間で文字起こしし、議事録や記事編集の効率化を支援するツールです。文字起こしデータは自動要約や音声同期機能を通じて簡単に整理・編集可能です。また、雑音の除去や単語登録機能を活用することで、業界固有の用語にも柔軟に対応します。

3. AI議事録取れる君

ツール名	AI議事録取れる君
特徴	多彩な連携機能と自動要約機能を備えた効率的な議事録作成ツール
機能	・自動文字起こし（リアルタイムで発話をテキスト化） ・AI自動要約（発話内容を箇条書きで整理） ・Zoom、Microsoft Teams、Google Meet連携 ・音声・動画ファイルの取り込みと文字起こし
金額＆プラン	・Personal：月額980円 ・Enterprise：月額5,500円

「AI議事録取れる君」は、オンライン会議ツールと連携し、AI技術を活用して議事録作成を自動化する革新的なツールです。リアルタイムでの文字起こしや高精度な自動要約機能を備え、議事録作成を劇的に効率化します。ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsといった主要な会議ツールと連携することで、スケジュールに応じた議事録作成が可能です。

Web会議の議事録書き方まとめ

本記事では、Web会議における議事録作成の重要性や具体的な書き方、さらに便利なテンプレートやツールを紹介しました。議事録は会議内容の記録や共有、タスク管理において重要な役割を果たし、効率的な会議運営を支える基盤となります。

議事録作成を効率化する方法として、事前の準備や共有ツールの活用、さらにAIを活用した議事録作成ツールの導入が挙げられます。その中でも、「JAPAN AI SPEECH」は、特におすすめのAI議事録作成ツールです。

「JAPAN AI SPEECH」は、正答率94％以上の高精度な文字起こしと話者分離機能を備え、会議内容を効率的に記録することが可能です。さらに、外部ツールとの連携や要約、タスク抽出といった多彩な機能により、会議後の作業負担を大幅に軽減します。

Web会議の議事録作成は、業務効率化や生産性向上に直結する重要なプロセスです。本記事で紹介した方法やツールを活用し、よりスムーズで効果的な会議運営を目指しましょう。特に「JAPAN AI SPEECH」の導入を検討することで、議事録作成の質と効率を劇的に向上させることが期待できます。