議事録送付メールの書き方と5つのポイントを解説！社内・社外のメール文の例文

議事録をメールで送付する際には、わかりやすく伝えるための適切な書き方が求められます。特に社内外でメールの内容やフォーマットが異なる場合、適切な書き方を把握しておくことが重要です。また、議事録作成の効率化やその後のメール送付までの流れをスムーズにするための工夫も求められます。

この記事では、議事録送付メールの基本的な書き方や注意すべきポイント、さらに、社内向けと社外向けそれぞれのメール例文も解説します。

この記事を読んでわかること

• 議事録送付メールを書く際の基本的なポイント
• 社内・社外向けの議事録送付メール例文
• 議事録作成や送付の効率化を図る方法

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議事録をメールで送付する時の書き方

議事録をメールで送付する際は、本文に議事録そのものの内容を記載せず、WordやPDF形式のファイルを添付する形で送付するのが一般的です。本文では、添付ファイルに関する簡潔でわかりやすい説明を記載します。まず、ファイル名は「20201015_〇〇商品開発会議議事録」のように、一目で内容が判別できるようにしましょう。ファイル名に会議の日付やテーマを含めることで、後から確認する際にも便利です。

また、メール本文には、会議の日付、場所、テーマ、出席者など、議事録の概要を簡潔に記載してください。このように概要を記載することで、添付ファイルを開かなくても内容を理解しやすくなり、受け取る側の負担を軽減できます。議事録送付メールは、相手に配慮した情報整理が鍵となります。

議事録をメールで送るときの5つのポイント

議事録をメールで送る際には、適切なタイミングや方法、そして相手に配慮した内容が求められます。ここでは、メール送付時に気を付けたい5つのポイントをご紹介します。

• 結論を端的に表現する
• 当日中に送る
• ビジネスメールのルールとマナーをおさえる
• 件名は変更しない
• 添付ファイルが重い場合は圧縮

1.結論を端的に表現する

議事録メールの本文には、決定事項や重要な共有事項を端的に記載しましょう。箇条書きなどを活用して簡潔に伝えることがポイントです。ただし、詳細な内容は添付ファイルにまとめ、メール本文が長くならないよう注意してください。シンプルかつ要点を押さえた文章構成が、読み手の負担を減らします。

2.当日中に送る

議事録は、会議が行われた当日中に送付するのが理想的です。内容が新鮮なうちに共有することで、振り返りや次の行動への準備がスムーズに進みます。また、会議に不参加だった人にも早期に情報を伝えることで、情報格差をなくし、チーム内のコミュニケーションが円滑化します。

ただし、会議が行われた時間帯によっては、当日中の送付が難しい場合もあるため、状況に応じた柔軟な対応が求められます。例えば、午前中や午後の会議であれば、業務終了時間までに送付を完了させるのが望ましいでしょう。一方で、夕方以降に行われた会議の場合は、翌営業日の午前中を目安に送付することが適切です。相手の業務を妨げないよう、迅速かつ配慮のあるタイミングで議事録を送付することを心掛けましょう。

3.ビジネスメールのルールとマナーをおさえる

メールを送る際には、基本的なビジネスマナーを徹底しましょう。誤った対応は信頼を損ねる可能性がありますので、以下の要素を押さえてください。

• 宛名：会社名、部署、役職、氏名を正確に記載
• あいさつ：「いつもお世話になっております」など定型の挨拶文を含める
• 名乗り：自身の会社名や部署名を簡潔に述べる
• 本文：議事録の概要を簡潔に記載し、専門用語や誤字を避ける
• 結びのあいさつ：「お手数ですがよろしくお願いいたします」など配慮を示す表現を使用
• 署名：社名、部署、役職、住所、連絡先を明記

4.件名は変更しない

返信メールでは件名を変更せず、そのままの形を保つようにしましょう。件名が変更されると、相手がどのメールの返信かわからなくなる可能性があります。受信者が他の多くのメールを管理していることを考慮し、混乱を避ける配慮が必要です。

5.添付ファイルが重い場合は圧縮

議事録を添付ファイルとして送る場合、ファイルの容量や形式に注意しましょう。2MBを超える場合には、ファイルを圧縮するか、ファイル共有サービス（例：OneDrive、Dropbox）を利用して送付することを検討してください。相手側でファイルが開けないといったトラブルを防ぐため、事前に確認することも有効です。

議事録をメールで送る際の例文と書き方

議事録をメールで送る際には、まずメール本文に要点を要約し、議事録の概要を簡潔に記載することが重要です。このとき、内容が長くなりすぎないように注意し、結論を先に述べたうえで簡単な経緯を補足する形式を取ると、受け取った側が理解しやすくなります。

メール本文を分かりやすく構成することで、打ち合わせや会議に出席できなかった方でも簡単に内容を把握できるようになります。また、本文中に添付ファイルがある旨を明記することで、受信者にとって親切な印象を与えることができます。

基本的な構成としては、次の順序が適しています。まず冒頭に挨拶を記載し、その後に本題に入ります。続けて、決定事項や共有事項を記載し、必要であればその背景や経緯を簡潔に補足します。最後に、次回の課題や連絡事項を記載することで、メール全体にまとまりが生まれます。このような流れを意識することで、相手にとってわかりやすく、効果的なメールが完成します。

社内向けメールの例文

件名：「2025年◯月×日開催　マーケティング会議」議事録

関係者各位

お疲れ様です。

「2025年◯月×日開催　マーケティング会議」に関しまして、下記の通りご報告いたします。

日時：2025年◯月×日

場所：第3会議室

参加者：〇〇、△△

決定事項

・◯月の広告費が予定を上回るため、次回会議で詳細なコスト分析を提出する

・新商品キャンペーンの開始日を△月◯日とし、進行状況を次回会議で確認

添付資料：2025年◯月×日開催　マーケティング会議・議事録.docx

以上、よろしくお願いいたします。

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マーケティング部　〇〇

内線：1056

Mail：＊＊＊＊＊＊＊＊＠????

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社外向けメールの例文

件名：「2025年◯月×日 新サービス打ち合わせ」の議事録

〇〇〇〇株式会社

営業部　部長　〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇　マーケティング部の小林でございます。

先日はお時間をいただきありがとうございました。

その折の議事録を添付ファイルにて送付いたします。

日時：2025年◯月×日

場所：株式会社〇〇　本社会議室

決定事項：

◯月△日までに新サービスのローンチ日を確定

次回ミーティングでキャンペーン施策案を共有

添付資料：2025年◯月×日　新サービス打ち合わせ・議事録.docx

お忙しいところ恐縮ですが、内容に修正やご意見がございましたら小林までご連絡いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

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株式会社〇〇

マーケティング部　〇〇

〒123-4567 東京都〇〇区△△ ＊＊＊＊＊＊＊＊

TEL：〇〇-〇〇〇〇-〇〇

Mobile：〇〇〇-〇〇〇〇–〇〇〇〇-

Mail：xxx@xxxxxx.co.jp

URL：https://example.com/

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議事録メール送信を効率化する方法

議事録のメール送信を効率化することは、業務全体の効率化にもつながります。特に、現代のビジネス環境ではスピードが求められるため、適切なツールや手法を活用することが重要です。ここでは、議事録の作成や送信に役立つ方法について、以下の2つにフォーカスしてご紹介します。

• ビジネスチャットツール
• 議事録作成ツールを活用する

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、社内外のコミュニケーションを効率化するために開発されたツールです。リアルタイムで文面のやりとりができるチャット機能を備えており、会話に近い感覚でスムーズなコミュニケーションを実現します。これにより、従来のメールよりも迅速な情報共有が可能となり、議事録の確認や修正が必要な場合も即座に対応できます。

また、ビジネスチャットツールにはファイル共有機能が備わっていることが多く、議事録の添付やリンク共有も簡単に行えます。これにより、会議後の議事録送付が煩雑になることを防ぎ、関係者間での認識のズレを最小限に抑えられます。結果として、ビジネス全体の活発化やコミュニケーションの課題解決に役立つツールとして注目されています。

議事録作成ツールを活用する

議事録は、会議の内容を正確かつ迅速にまとめる必要がありますが、手書きのメモや通常の文書作成ソフトだけでは効率的に作業を進めるのは難しい場合があります。このような場面で役立つのが議事録作成ツールです。これらのツールは、テンプレート機能や音声認識機能を備えており、会議中の発言を効率よく記録し、必要な項目ごとに整理して議事録を作成することができます。

さらに、議事録作成ツールの多くはクラウドベースで利用でき、作成した議事録をリアルタイムで共有することも可能です。これにより、会議終了直後に関係者に議事録を送付し、修正や確認をスムーズに行うことができます。

ツールを上手に活用することで、作業時間を大幅に短縮でき、重要な情報を漏らすリスクも軽減されます。議事録の効率化を目指すなら、こうしたツールの導入を検討する価値は十分にあります。

議事録作成からメール作成まで自動化するなら「JAPAN AI SPEECH」

JAPAN AI SPEECHは、会議の内容を高精度で記録し、議事録作成からメール送付までを効率化する最新のAIツールです。このツールは、正答率94％以上の文字起こし精度を誇り、対面会議やオンライン会議の両方に対応しています。さらに、SalesforceやSlack、Hubspotなどのビジネスツールと連携し、議事録データをシームレスに管理することが可能です。

標準機能として、音声の文字起こし、話者分離、専門用語への対応が含まれており、議事録を迅速かつ正確に仕上げることができます。特に話者分離機能は、会議中の複数の発言者を正確に識別し、発言内容を整理することで、後から内容を確認する際の負担を大幅に軽減します。また、自社の議事録フォーマットや対談形式に合わせたカスタマイズ加工が可能で、使いやすさにも優れています。

JAPAN AI SPEECHの大きな特徴は、取得した議事録の二次活用の幅広さです。文字起こしされたデータをもとにAIが要約を作成したり、次回の会議用のタスクリストを自動生成することができます。さらに、議事録の内容を基に、メール文の内容を自動作成する機能も搭載されています。この機能により、議事録の共有にかかる時間を短縮しつつ、受信者にわかりやすく整理されたメールを送ることが可能です。

JAPAN AI SPEECHは、業界最安値水準で提供されるだけでなく、上場企業水準のセキュリティを備えた安全性の高いサービスです。専任のサポートも無償で提供され、初めての導入でも安心して利用を開始できます。議事録作成やメール送付の効率化に興味のある方は、JAPAN AI SPEECHの詳細をご確認ください。

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まとめ：AI議事録ならメール作成まで自動化できる「JAPAN AI SPEECH」

議事録の作成からメールの送付までを効率化したいと考えるなら、「JAPAN AI SPEECH」が最適な選択肢です。会議の内容を高精度で文字起こしし、専門用語や話者分離にも対応するこのツールは、従来の議事録作成の課題を解決し、業務効率を飛躍的に向上させます。

また、JAPAN AI SPEECHは自社のデータベースやSalesforce、Slackなどの外部ツールとも連携可能です。これにより、議事録データの一元管理や情報の共有がスムーズに行え、組織全体の業務プロセスが最適化されます。

特筆すべきは、議事録の内容に基づいてメール内容を自動生成する機能です。この機能を活用すれば、議事録の共有に必要なメールを作成する手間を大幅に削減できます。適切なフォーマットで簡潔にまとめられたメールは、受信者の負担を減らすと同時に、作成者の時間を大きく節約することができます。

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