社内FAQにAIを搭載し有効活用！メリットやおすすめのツールを紹介

社内FAQは、社員からのよくある質問への対応を効率化する重要なツールですが、「情報が見つけにくい」「更新が滞る」「複雑な問い合わせに対応できない」といった課題が生じることも少なくありません。こうした課題を解決する手段として、AIを搭載した社内FAQが注目されています。

AIの活用により、柔軟かつ精度の高い回答が可能となり、社員の業務効率化やストレス軽減につながります。本記事では、AI搭載型FAQシステムの特徴や選び方、さらにおすすめツールをご紹介します。

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社内FAQとは？

社内FAQ（Frequently Asked Questions）は、社員からよく寄せられる質問とその回答を一元的にまとめた情報のデータベースです。業務に関する疑問や手続きの流れ、システム操作方法などを整理し、誰もが簡単にアクセスできる形式で提供することを目的としており、社内で繰り返し発生する問い合わせを削減し、社員が必要な情報を迅速に入手できる環境を整えることが可能です。

また、運用次第では社員教育や業務の標準化を支援するツールとしても活用できます。

社内FAQシステムの3つの種類

社内FAQシステムには、企業のニーズや業務環境に応じて選択できるさまざまな種類があります。

ここでは代表的な3つのタイプ「ナレッジベース型」「チャットボット型」「ハイブリッド型（AI型＋シナリオ型）」を紹介します。

1. ナレッジベース型

ナレッジベース型は、よくある質問や業務情報を一元的に管理し、社員が自ら検索して利用する形式のFAQシステムです。シンプルな構造が特徴で、導入や運用にかかるコストを低く抑えられます。また、柔軟に情報を追加・更新できるため、多くの業務に対応可能で汎用性が高い点も魅力です。

一方で、この形式は検索精度に依存しており、適切な条件が設定されていない場合、必要な情報を探すのに時間がかかることがあります。また、情報量が増えると整理や更新の手間が大きくなるという課題も抱えています。さらに、利用者が自分で情報を検索する形式であるため、即時性が求められる状況には向きません。

2. チャットボット型

チャットボット型は、AIやシナリオを活用し、社員の質問に自動応答するFAQシステムです。利用者が質問を入力すると、即座に回答を提示する仕組みで、検索の手間を省き、業務の効率化に貢献します。また、回答は事前に設定されたデータやAIの学習を基に生成され、使うほどに精度が向上するのが特徴です。

ただ、この形式は導入時にシナリオ設計やAI学習に時間とコストを要する点が課題です。また、複雑な質問や特定のニュアンスを含む問い合わせには対応が難しい場合もあります。

3. ハイブリッド型（AI型＋シナリオ型）

ハイブリッド型は、AIの柔軟な応答力とシナリオ型の明確なフローを組み合わせたFAQシステムです。AIは自然言語処理を通じて複雑な質問に対応し、シナリオ型は特定の手順やルールが必要な場面で正確な回答を提供します。

この組み合わせにより、幅広い業務ニーズに対応でき、精度の高い回答を効率的に提供します。

AI搭載型社内FAQシステムの特徴

AIを搭載した社内FAQシステムは、特にチャットボットの活用により、従来型FAQに比べて柔軟性と応答精度が飛躍的に向上しています。

• 自然言語処理で柔軟な質問に対応する
• 質問の意図を汲み取り最適な回答を表示する
• 機械学習で回答精度が向上する

自然言語処理で柔軟な質問に対応する

AI搭載型FAQシステムは、自然言語処理技術を用いて質問者の言葉遣いや表現の違いを理解できるため、事前に定義されていないフレーズや曖昧な質問にも柔軟に対応でき、利用者の満足度が向上します。

質問の意図を汲み取り最適な回答を表示する

単にキーワードに基づいた検索ではなく、AIが質問全体の文脈や意図を解析し、適切な回答を提示します。これにより、類似した質問や曖昧な表現にも精度高く応答し、社員が求める情報を効率的に提供します。

機械学習で回答精度が向上する

AIは機械学習を通じて、利用者とのやり取りからパターンを学習し続けます。結果として、使用頻度の高い質問や過去に解決できなかった問い合わせにも対応可能となり、時間とともに回答精度が向上していきます。

AI搭載型社内FAQを活用するメリット

AIを搭載した社内FAQシステムは、従来のFAQとは異なり、AI技術を活用することで社員の利便性を向上させ、業務効率化を図ることができます。ここでは、以下のポイントについてメリットを解説します。

• 社員のFAQ活用を促進できる
• 多様な質問パターンに対応ができる
• データ分析機能でFAQの最適化ができる

社員のFAQ活用を促進できる

AI搭載のFAQは、社員が気軽に利用できるシンプルなインターフェースを提供します。質問への回答が素早く得られるため、情報探索のストレスが軽減され、FAQ活用の頻度が自然と高まります。

多様な質問パターンに対応ができる

従来のFAQではキーワード一致に頼りがちですが、AIを搭載することで多様な言い回しや曖昧な質問にも対応可能です。質問の意図を正確に汲み取り、柔軟で正確な回答が得られるため、利用者の満足度が向上します。

データ分析機能でFAQの最適化ができる

AIチャットボットは、社員の利用ログや質問内容を分析する機能を持っています。このデータ分析により、よくある質問や解決されにくい課題を把握し、FAQの内容を定期的に最適化することが可能です。

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AI搭載型社内FAQシステムの選び方

ここでは、以下の4つのポイントに絞り、AI搭載型社内FAQシステムの選び方について詳しく解説します。

• 自社の目的に合ったシステムを選ぶ
• カスタマイズ性やサポート体制が構築されているか
• AIの回答精度は高いか
• 社内のデータ連回は可能か

自社の目的に合ったシステムを選ぶ

システムを導入する前に、自社が解決したい具体的な課題を明確にすることが重要です。問い合わせ対応の効率化や社員教育の強化など、目的を定めることで適切なシステムの選定が可能になります。

カスタマイズ性やサポート体制が構築されているか

システムが自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズ可能かを確認しましょう。また、導入後のトラブルや運用時の改善提案に対応するサポート体制が整っているかも重要な選定基準です。

AIの回答精度は高いか

AI搭載型FAQの回答精度を高める鍵となるのが、RAG（Retrieval-Augmented Generation）技術です。RAGは、リアルタイムで社内データを取得し、それを基に最新かつ的確な回答を生成する仕組みを提供します。この技術により、従来のFAQでは対応できない複雑な質問にも柔軟に応答できます。

社内のデータ連携は可能か

社内のデータと連携できるFAQシステムなら、情報を個別に更新する必要がなく、常に最新のデータを基に回答が提供されます。これにより、FAQ運用の手間を削減しつつ、社員が必要な情報を迅速に得られる環境が実現します。

AI搭載型の社内FAQなら「JAPAN AI CHAT」

「JAPAN AI CHAT」は、AIを活用した社内FAQシステムで、FAQの個別作成が不要となり、社内データとリアルタイムで連携して最新情報を提供します。ナレッジや通常のFAQでは対応が難しい質問にも、高い精度で回答が可能です。

さらに、さまざまな社内データと連携できる柔軟性を持ち、迅速なデータ処理で業務効率化を実現します。コストパフォーマンスに優れたマルチLLM対応や、独自開発のRAG技術による迅速な問題解決も特長です。

これらの機能により、社員が必要な情報にスムーズにアクセスできるだけでなく、問い合わせ対応の時間短縮やミスの削減が可能となります。さらに、効率化された運用によりコスト削減にも寄与し、全社的な生産性向上をサポートします。詳細な情報はこちらよりご確認ください。

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AI搭載型社内FAQツールおすすめ5選

ここでは、AIを活用した社内FAQツールの中から、特におすすめの5つを厳選してご紹介します。

1. JAPAN AI CHAT

「JAPAN AI CHAT」は、独自開発の高性能RAG（自然言語検索技術）を核に、高精度な回答を提供するAI搭載型社内FAQツールです。複数のLLM（大規模言語モデル）を個別契約なしで切り替えて利用できる機能や、直感的なドラッグ＆ドロップ操作でデータ連携が簡単に行える点が特徴です。

また、テンプレートを豊富に備えており、誰でも効率的にAIを活用できる設計がされています。業界最安値水準での利用が可能で、専任サポートも無償提供されるため、セキュリティ面でも安心して導入できます。

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2. FirstContact

「FirstContact」は、課題解決型AIチャットボットとして、問い合わせ対応の効率化や業務負担の軽減を実現します。マニュアルやFAQを活用した高精度な回答生成を可能にし、RAGアーキテクチャの採用により、具体的で適切な回答を迅速に提供します。

Excelテンプレートを利用した簡単なシナリオ作成や更新、LINEやSlackなど外部ツールとの連携機能も充実しています。また、有人対応へのスムーズな切り替えや、チャットデータを活用したマーケティング施策も強化できるため、多様なビジネスシーンで活用されています。

3. hitobo

「hitobo」は、誤情報の防止や効率的なQ&A自動生成を実現するAI搭載型社内FAQツールです。自社データを活用し、ChatGPT（GPT-4o mini）の技術を用いた正確な応答を提供します。ファイルやURLを登録するだけで、ナレッジデータからQ&Aリストを自動生成でき、追加すべきQ&Aを自動レコメンドする機能も備えています。

専門知識不要で導入が可能なため、顧客対応や社内ナレッジ共有の効率化に寄与します。

4. CAIWA Service Viii

「CAIWA Service Viii」は、ChatGPT APIと独自AI「CAIWA」の強力な融合により、正確かつ迅速な対応を可能にする社内FAQチャットボットです。Q&A自動生成機能や直感的な管理ツール「CAIWA ROBOT MANAGER」を備え、運用の手間を大幅に削減しながら、属人化対策やナレッジマネジメントの効率化を実現します。

また、Microsoft Teamsや外部システムとの連携による多様な活用シーンに対応し、グラフィカルなレポート機能で問い合わせの可視化と改善も可能です。

5. Neoスマボ

「Neoスマボ」は、Azure OpenAI ServiceやAzure AI Searchといった最先端技術を統合した企業専用RAG型FAQツールです。独自の調整により検索性能が向上し、文脈に基づいた自然な回答を可能にします。さらに、滑らかな対話機能を通じて、社員のリテラシーに依存しない使いやすさを提供します。

簡単なデータアップロードで社内情報を有効活用でき、業務効率化を支援する信頼性の高いツールです。

AI搭載型社内FAQのまとめ

AI搭載型社内FAQシステムは、自然言語処理や機械学習を活用し、柔軟で正確な回答を提供することで、業務効率化と社員満足度の向上を実現するツールです。ナレッジベース型やチャットボット型といった従来のシステムに比べ、曖昧な質問や複雑な問い合わせにも対応できる点が特長です。また、データ分析機能によりFAQの最適化も可能です。

JAPAN AI CHATは、独自開発の高性能RAG技術やマルチLLM対応を搭載した高機能な社内FAQツールとして、企業の課題解決に貢献します。リアルタイムで社内データと連携し、正確かつ迅速な情報提供を実現します。AI搭載型社内FAQシステムをご検討であれば、ぜひ詳細をご確認ください。