基礎知識
Salesforceの活動の記録とは？設定方法や実用事例
Salesforceの「活動の記録」は、営業担当者が顧客とのメール、電話、打ち合わせ、タスクなどの対応履歴を時系列で管理できる機能です。
活動内容を記録しておくと、顧客対応の状況をチーム全体で共有でき、営業活動の可視化や引き継ぎの効率化につながります。
また、過去の対応履歴を確認して、顧客との関係性を踏まえた提案やフォローが可能にもなる点が特徴的です。
本記事では、Salesforceにおける活動の記録の概要や設定方法、具体的な活用事例についてわかりやすく解説します。
また、記事内ではセキュリティ面でも信頼性の高いAIエージェントツールの「JAPAN AI SALES」についても紹介します。
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Salesforceの活動の記録とは
Salesforceにおける「活動の記録」とは、顧客との接点や営業アクションの履歴を登録し、時系列で管理できる機能です。
電話連絡、メール対応、訪問、オンライン商談など、実際に行った営業活動を記録して、顧客とのコミュニケーション履歴をSalesforce上に蓄積できます。
Salesforceでは、営業活動を管理する仕組みとして「ToDo（タスク）」と「行動（イベント）」といった活動オブジェクトがあり、「活動の記録」はこれらの履歴を登録する形で管理されます。
例えば、予定していなかった電話対応や急な打ち合わせなども、活動の記録として登録すれば顧客対応の履歴を残せるのが特徴的な点です。
活動を記録する目的
Salesforceで活動を記録するおもな目的は、顧客とのコミュニケーション履歴や営業活動の進捗を一元管理し、営業組織全体の生産性を高める点にあります。
活動の記録が活用される例は以下の通りです。
| 例 | 概要 |
| 対応履歴の可視化 | 顧客との電話やメール、商談などのやり取りを記録すれば、過去の対応内容や経緯をすぐに確認できる |
| 営業活動の進捗管理 | タスクや商談に関する活動を記録すると、案件の進行状況や次に取るべきアクションを明確にできる |
| 情報共有の促進 | 活動履歴はチーム全体で共有できるため、担当者が不在の場合でも他のメンバーが状況を把握し、スムーズに顧客対応を行える |
| 成果分析・改善 | どのようなアクションが成果につながったのかを把握すると、営業戦略の改善や業務プロセスの最適化に役立てられる |
Salesforceの活動の記録は業務効率化や改善などに役立つ機能であり、それらの目的に活用するのが主な利用方法といえます。
Salesforceでの活動記録の設定方法
ここでは、以下のSalesforceでの活動記録の設定方法を解説します。
- 標準機能での記録方法
- カスタムフィールドやプロセス自動化の活用
- モバイルや外部連携での活動記録
標準機能での記録方法
Salesforceでは、特別な追加ツールを導入しなくても、標準機能を使って営業活動の履歴を記録できます。
主に利用できる標準機能の例は以下の通りです。
| 標準機能 | 概要 |
| 活動（タスク／行動） | ・タスクは電話フォローや資料送付などのToDoを管理するための機能で、期限や担当者、ステータスを設定して進捗を管理
・行動（イベント）は商談や訪問、オンラインミーティングなど、日時が決まっている予定を記録する際に利用 |
| メール連携機能 | OutlookやGmailなどのメールサービスと連携すると、送受信メールを自動的にSalesforceへ保存でき、メールを顧客や商談のレコードに紐づけて、営業担当者が個別に履歴を入力する手間を削減可能 |
| 活動タイムライン | ・Lightning Experienceでは、「活動タイムライン」という機能を使って活動履歴を時系列で確認できる
・活動タイムラインでは、電話記録、メール、タスク、ミーティングなどの活動がまとめて表示され、過去の対応履歴と今後の予定を一画面で把握可能 |
上記の標準機能を活用すれば、営業活動の履歴管理や進捗管理を効率化でき、顧客対応の品質向上や営業組織全体の情報共有の強化につながります。
カスタムフィールドやプロセス自動化の活用
Salesforceでは、標準項目だけでなくカスタムフィールドを追加すると、自社の営業プロセスに合わせた活動管理を行えます。例えば「商談フェーズ詳細」「訪問種別」「提案内容」「接触チャネル」などの独自項目を設定すれば、営業活動の状況をより細かく記録できます。
また、Salesforceでは必須項目や入力規則（Validation Rule）を設定すると、入力漏れやデータのばらつきを防ぎ、営業活動のデータを正確に蓄積可能です。さらに、SalesforceにはFlow（フロー）と呼ばれる自動化機能もあり、条件に応じてタスク作成や通知などを自動実行できます。
カスタムフィールドやプロセス自動化を組み合わせると、Salesforceの活動記録は単なる履歴管理にとどまらず、営業プロセスの最適化や業務効率化を支える仕組みとして活用できます。
モバイルや外部連携での活動記録
Salesforceでは、モバイルアプリや外部ツールとの連携を活用すれば、営業活動の記録をより効率的に管理できます。まず、SalesforceにはiOS・Android向けの公式モバイルアプリが提供されており、スマートフォンやタブレットからSalesforceのレコードや活動情報にアクセス可能です。
外出先でも商談結果や訪問内容をその場で入力できるため、情報の鮮度を保ちながら活動履歴を管理できます。また、Microsoft OutlookやGoogle Workspaceなどのメール・カレンダーサービスと連携可能で、メールや予定をSalesforceのレコードに自動で記録できるのも特徴的です。
例えば、メールのやり取りを顧客レコードに紐づけたり、カレンダーの予定をSalesforceの行動（イベント）として同期したりするのも可能です。さらに、Salesforceは、MAツールやCTI（Computer Telephony Integration）などの外部システムとも連携可能であり、営業活動のデータ入力を自動化し、より包括的な顧客情報の管理を実現できます。
モバイルアプリや外部ツールとの連携を活用すると、営業担当者の入力負担を減らしながら営業活動の可視化と顧客対応の品質向上が達成できます。
Salesforceの活動記録を活用した実用事例
ここでは、以下のSalesforceの活動記録を活用した実用事例を3つ紹介します。
- 営業チームでのフォロー漏れ防止
- 顧客対応履歴の共有と分析
- 活動データを基にしたKPI管理・改善
営業チームでのフォロー漏れ防止
営業活動では、商談後のフォローが遅れたり、次回アクションが設定されていなかったりすると、案件が停滞してしまうリスクがあります。
特に、担当者ごとに活動管理の方法や記録の粒度が異なる場合、チーム全体で商談の進捗状況を把握しづらくなり、フォロー漏れや対応遅れが発生しやすくなります。
そこで、Salesforceの活動記録を活用すると、案件停滞のリスクを早期に把握できます。
たとえば、活動履歴をもとに「次回アクションが設定されていない商談」や「一定期間更新されていない案件」を自動抽出すれば、フォローが必要な案件を素早く特定可能です。また、活動内容を自動で要約し、重要なポイントをダッシュボード上に表示することで、マネージャーやチーム全体が案件状況を一目で把握できる環境を構築できます。
さらに、JAPAN AI SALESなどのAIツールと連携すると、過去の受注データや営業活動の履歴を分析し、最適なフォロータイミングや推奨アクションを提示できるため、営業担当者の行動量や対応品質の標準化が進み、受注率の向上や商談サイクルの短縮につながります。
顧客対応履歴の共有と分析
営業組織では、担当者の変更やチームでの顧客対応が発生する際、過去の対応経緯が十分に共有されないことが課題です。
メールや商談メモ、通話記録などの情報は残っていても、個人のメモや断片的な記録では顧客対応に十分活用できません。また、失注理由やクレームの傾向も担当者の経験や感覚に依存しやすく、組織として体系的に分析できていないケースも多く見られます。
そこで、Salesforceの活動記録を活用すると、顧客対応履歴の共有と分析をスムーズに行えます。
具体的には、メールや通話、商談内容などの履歴をAIが自動で要約し、重要ポイントを整理して表示することで、担当者が変わっても顧客とのやり取りを短時間で把握できます。さらに、顧客ごとの重要トピックや懸念点をレコード画面に表示すれば、次回提案やフォローに必要な情報をすぐ確認可能です。
蓄積された活動データを横断的に分析すれば、類似案件における成功パターンや失敗パターンを把握でき、失注要因やクレーム傾向の可視化による改善施策の検討にも役立ちます。
このように、Salesforceの活動記録を活用することで、顧客対応履歴の共有が促進され、組織全体の営業力向上につなげられます。
活動データを基にしたKPI管理・改善
営業組織では、電話件数や訪問回数などの活動件数をKPIとして管理していても、その活動が実際の受注成果にどのように結びつくかを十分に分析できていないことがあります。また、トップセールスの行動パターンが組織内で共有されておらず、成功要因が属人的になりやすい点も課題です。さらに、KPI未達の兆候を早期に把握できないため、問題が表面化してから対応することになり、営業成果の改善が遅れがちです。
Salesforceの活動記録を活用すると、営業活動と成果の関係をデータに基づいて分析し、受注に至る行動パターンを可視化できます。具体的には、どのタイミングで顧客に接触し、どの程度の頻度でフォローを行った案件が成約しやすいのかを把握することで、営業活動の最適なプロセスを明確にできます。また、トップパフォーマーの活動量や接触頻度、フォロータイミングなどを分析すれば、成功につながる行動モデルを抽出し、個人の経験に依存していたノウハウを組織全体で共有できます。さらに、AIを組み合わせることで、活動状況や商談データからKPI未達のリスクを予測し、必要なフォローアクションや改善策を提示することも可能です。
このように、Salesforceの活動データを活用することで、成果につながる行動モデルの標準化が進み、組織全体の生産性向上や売上最大化を実現できます。
Salesforceの活動記録運用時の注意点
Salesforceの活動記録運用時の注意点は以下の通りです。
- 入力漏れ・更新遅れへの対策
- アクセス権限やセキュリティ管理
- 定期的なデータクレンジング・分析の重要性
入力漏れ・更新遅れへの対策
Salesforceの活動記録を運用する際には、情報の入力漏れや更新漏れに注意する必要があります。
Salesforceの活動記録は、顧客との接点や営業アクションを可視化する重要なデータですが、「入力されて初めて価値を持つ」情報です。そのため、電話・メール・商談・タスクなどの活動が正しく記録されていない場合、案件の進捗状況を正確に把握できず、フォロー漏れや対応遅れにつながる可能性があります。
具体的な運用ポイントは以下の通りです。
- 入力ルールの明確化
- 商談更新時に「次回アクション」や「活動内容」を必須にする入力規則や必須項目を設定
- 状況可視化の仕組み作り
- 一定期間更新されていない案件や次回アクション未設定の商談をレポートやダッシュボードで表示
- 入力負荷の軽減
- Salesforceモバイルアプリを活用し、外出先からでも簡単に活動を入力可能にする
これらの仕組みを組織として統一して整備することで、営業活動データを正確に蓄積でき、案件状況の可視化や営業プロセス改善に確実に役立てられます。
アクセス権限やセキュリティ管理
Salesforceの活動記録には、顧客とのメール内容、商談の進捗、対応履歴などの重要な情報が含まれるため、適切なアクセス権限とセキュリティ管理を行う必要があります。Salesforceでは、プロファイルやロール階層を利用してユーザーごとのアクセス権限を細かく制御できます。
例えば、営業担当者には自分が担当する取引先や商談の活動記録のみを編集できる権限を付与し、営業マネージャーにはチーム全体の活動履歴を閲覧できる権限を設定するなどの運用が可能です。また、オブジェクトレベルの権限設定や項目レベルセキュリティを活用すれば、特定の情報を限られたユーザーのみに公開できます。
さらに、Salesforceには監査ログや履歴管理などのセキュリティ機能が備わっており、ログイン履歴やデータ変更履歴の確認も容易です。
適切なセキュリティ管理を行うと、顧客情報や営業データを保護しながら、安心して活動データを活用できる環境を構築できます。
セキュリティ面でも信頼できる「JAPAN AI SALES」
営業活動のデータには、顧客情報や商談内容、提案資料などの機密性の高い情報が含まれるため、ツール選定ではセキュリティ面の信頼性も重要なポイントになります。
そこでおすすめなのが、セキュリティ面でも安心して導入できる「JAPAN AI SALES」です。
JAPAN AI SALESは、上場企業グループが提供するAIソリューションであり、企業利用を前提としたセキュリティ体制のもとで運用されているため、安心して導入できる営業支援ツールです。JAPAN AI SALESの大きな特徴は、営業活動の入力作業をAIが自動化できる点です。
商談内容やメールのやり取りなどをAIが分析し、必要な情報をSalesforceなどのCRM・SFAへ自動入力する仕組みを備えており、営業担当者の入力負担を大幅に削減できます。また、「AI社員」と呼ばれるAIエージェントがデータ収集や入力業務を担えるようになっており、議事録作成やメール履歴の整理、営業活動の記録などを自動化できる点も特徴です。
既存のSFA・CRMと連携して営業データを自動で登録できるため、営業担当者は入力作業に時間を取られることなく、本来の顧客対応や提案活動に集中できます。JAPAN AI SALESはセキュリティ面の信頼性と業務効率化の両方を兼ね備えた営業AIツールです。
営業データを安全に管理しながら、AIによる自動入力でSFA/CRMの活用度を高めたい企業にとって特におすすめなので、ぜひ導入を検討してみてください。
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定期的なデータクレンジング・分析の重要性
Salesforceの活動記録を効果的に活用するには、定期的なデータクレンジングと分析が欠かせません。
Salesforceの活動記録は、顧客対応や営業プロセスの可視化に重要なデータですが、長期間運用すると重複データや不要な履歴、入力ミスが蓄積され、データ品質が低下する可能性があります。そのままでは分析や意思決定に十分活用できません。
具体的な取り組みとしては、以下のポイントがあります。
- データクレンジング
- 重複レコードや不要な活動履歴を整理してデータの整合性を維持
- Salesforceの重複管理機能やレポート機能を活用
- 入力品質の維持
- 入力ルールや必須項目の定期的な見直し
- 営業分析への活用
- 活動量（電話・訪問・メールなど）と受注率の相関を分析
- 成果につながる行動パターンを抽出し、営業戦略や組織の生産性向上に反映
これらを継続的に実施することで、Salesforceの活動データを正確に蓄積・分析でき、営業成果の改善や組織全体の効率化に確実に役立てられます。
営業データ管理や記録に関するガイドライン
営業活動におけるデータ管理は、企業のガバナンスや情報資産保護、営業組織の生産性向上に不可欠です。なぜなら、顧客情報や商談履歴、営業ノウハウといったデータは企業にとって重要な資産であり、適切に管理・記録されなければ活用や保護が十分に行えないからです。例えば、アクセス権限の設定や認証管理によって情報漏洩を防ぎ、正確な商談履歴の蓄積と共有を通じて営業活動を分析・改善することで、組織全体の意思決定や生産性向上に役立てられます。したがって、営業データの管理と記録は、単なる事務作業ではなく、企業全体の健全な運営と営業成果の向上に直結する重要な取り組みです。
営業データ管理を行う際に遵守すべきガイドラインはおもに以下の通りです。
| ポイント | 概要 |
| 「営業秘密」としての適切な管理と法的保護 | 経済産業省の「営業秘密管理指針」※1では、顧客名簿や営業戦略などの情報を法律上の営業秘密として保護するためには、アクセス制限の設定や管理ルールの整備などにより、第三者が見ても「秘密として管理されている」状態であるのが求められている |
| 顧客データの取得経緯と第三者提供の記録義務 | 個人情報保護委員会のガイドライン※2では、営業活動で他社から顧客情報を受け取る場合や第三者へ提供する場合、「いつ・誰から・どのような経緯で取得したのか」などの情報を記録し、一定期間保存するのが求められている |
| 「不適切な勧誘」を防止するためのエビデンス記録の保存 | 金融庁の金融商品取引法・金融庁ガイドライン※3では、顧客の知識や経験に応じた適切な説明が行われたのを証明できるように営業プロセスの記録を残すのが推奨されている |
| データドリブン経営への転換と「組織知」への昇華 | 経済産業省の「デジタルガバナンス・コード」※4では、企業が持続的な成長を実現するためには、現場で発生するデータを蓄積・分析し、経営判断に活用するのが重要だとされている |
※1：営業秘密管理指針
※2：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）
※3：III． 監督上の評価項目と諸手続（共通編）
※4：デジタルガバナンス・コード3.0～DX経営による企業価値向上に向けて
上記にあるようなガイドラインに沿った営業データの管理と記録は、法令遵守、情報資産の保護、営業プロセスの改善、飾してDX推進の基盤として重要な役割を果たすものです。
適切なルールのもとで営業データを管理し、組織全体で活用していくのが企業の競争力向上には欠かせません。
Salesforceフローで業務を自動化する方法とは？基礎知識やおすすめツール
Salesforceへの議事録入力・要約を自動化する5つの方法
Salesforceが定着しない理由とは？定着させる方法や事例
よくある質問
ここでは、以下のSalesforceの活動記録に関するよくある質問とその回答について解説します。
- Salesforceの活動記録を活用するとどんな効果がありますか？
- Salesforceでの活動記録運用で注意すべきポイントは？
Salesforceの活動記録を活用するとどんな効果がありますか？
Salesforceの活動記録を活用すると、顧客とのやり取りや営業アクションを時系列で管理できるため、営業活動の可視化と業務効率化につながります。
実際にSalesforceでは、営業活動の予定や履歴を一覧で確認できるため、これまでの対応内容を踏まえた適切なフォローが可能です。また、活動履歴を記録しておくと、フォロー漏れや対応遅れを防ぎやすくなる点も大きなメリットです。
営業チームは顧客との接触状況や未完了タスクを把握できるため、案件の停滞や機会損失のリスクを減らせます。さらに、活動履歴を共有すればチーム内の情報共有もスムーズになります。
営業担当者の活動内容や顧客対応履歴を組織全体で確認でき、担当者変更時の引き継ぎやチームでの連携が容易です。Salesforceの活動記録は、顧客対応履歴の可視化、フォロー漏れの防止、営業データの分析、チーム内の情報共有などの多くの効果をもたらし、営業組織全体の生産性向上を支える重要な機能となっています。
Salesforceでの活動記録運用で注意すべきポイントは？
Salesforceで活動記録を効果的に活用するためには、単にデータを入力するだけでなく、運用ルールや管理体制を整えなければなりません。
活動履歴は営業プロセスの可視化や顧客対応の品質向上に役立つ一方、入力漏れやデータ品質の低下があると、正確な分析や意思決定ができなくなる可能性があるため、以下のような適切な運用ルールを整備し、継続的にデータを管理していく必要があります。
- 必須項目の設定や入力規則の整備、次回アクション未設定の案件をレポートで可視化する
- アクセス権限を適切に設定し、情報漏洩リスクを防止する
- レポート機能や重複管理機能を活用してデータの整理を行う
- 活動記録は蓄積するだけではなく、分析や改善に活用する など
上記のような内容を含んだデータ活用の仕組みを整えると、営業プロセスの改善や組織全体の営業力向上につなげられるでしょう。
Salesforceと連携して営業活動の自動記録と工数削減するなら「JAPAN AI SALES」
Salesforceの活動記録は営業プロセスの可視化や顧客対応履歴の管理に役立つ重要な機能です。ただ、実際の現場では「入力作業の負担」が課題になるケースも少なくありません。
営業担当者が毎回商談内容やメール履歴、活動ログを手動で入力していると、入力漏れが発生したり、顧客対応に割く時間が減ってしまったりする可能性があります。
そこでおすすめなのが、AIを活用した営業支援ツール「JAPAN AI SALES」です。JAPAN AI SALESは、SalesforceなどのSFA/CRMと連携し、営業活動の記録やデータ入力をAIが自動で行う仕組みを備えた営業AIソリューションです。
「AI社員」と呼ばれるAIエージェントが営業活動のデータを収集し、必要な情報をシステムへ自動登録するため、営業担当者の入力工数を大幅に削減できます。また、商談終了後に議事録を自動作成できる点も大きな特徴です。
JAPAN AI SALESではAIによる文字起こし精度99％のAI議事録機能が搭載されており、商談内容を自動でテキスト化し、要点を整理した議事録を作成可能です。さらに、活動データがSalesforceへ自動で蓄積されると、営業活動の可視化や分析にも活用しやすくなります。
営業担当者の行動履歴や顧客との接点情報が正確に蓄積されるため、受注につながる行動パターンの分析や営業プロセスの改善にも役立ちます。SalesforceとJAPAN AI SALESを組み合わせて活用すると、営業活動の自動記録と業務効率化を同時に実現可能です。
入力作業の負担を減らしながら営業データを正確に蓄積したい企業にとって、JAPAN AI SALESはSalesforceの活用効果をさらに高められる営業AIソリューションとしておすすめなので、ぜひ導入を検討してみてください。
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